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電話による予約のみ受け付けている場合、電話が繋がりにくく、予約が取りづらいという問題が発生したり、特に繁忙期には、職員の業務負担が増加していないでしょうか。
本記事ではLINE公式アカウントの機能拡張ツール「CN GovTech」の予約機能を活用した確定申告来場予約について詳しくご紹介していきます。
LINEで予約受付をするメリット
職員の業務負担を軽減
自動化による効率化：
予約受付や変更、キャンセルなどの手続きを住民自身が行えるようになります。これにより、職員はこれらの業務にかかる時間を削減できます。
待機時間の短縮：
住民は指定された時間に窓口を訪れることができ、無駄な待ち時間を削減できます。これにより、窓口業務の混雑が緩和されます。
業務のスムーズな運営：
予約情報をもとに、事前に必要な準備や職員の配置を計画することが可能となります。これにより、窓口業務のスムーズな運営が実現します。
問い合わせ対応の減少：
空き状況や利用条件などの情報を一元管理できるため、住民からの問い合わせが減少します。
住民の利便性向上
24時間利用可能：
LINEを通じて、住民はいつでも予約を行うことができます。これにより、開庁時間を気にせず、忙しい日常の中でもいつでも予約・予約の変更・キャンセルをすることができます。
簡単な操作：
特別な予約システムではなく、普段使い慣れたLINEアプリを使用するため、簡単に予約ができます。特に高齢者やデジタルに不慣れな住民でも利用しやすい点が魅力です。
予約確定までのフロー
事前に検討しておくこと
- リッチメニューデザイン（予約や確定申告予約のボタン）
- リッチメニューを押した後のチャットボット構成（対象者や注意事項などをテキストや画像で掲載するなども可）
- 申請フォームの内容（氏名・連絡先などの申請情報）
- 会場ごとのカレンダー（添付のCSVでご提出）※後から変更も可能です
- 予約確定後のトーク画面へのメッセージ内容
※デモアカウントで検証した後に本番環境に移行が可能です。
まとめ
CN GovTechの予約機能は、確定申告の来場予約はもちろん、施設予約などにも非常に便利な機能です。予約の手軽さ、待ち時間の短縮など、住民にとって非常に便利で効率的であり、職員の業務負担の軽減にもなります。ぜひご活用ください！
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