店舗運営において、順番待ちの方法や管理に課題を感じていませんか?紙に記入するアナログな管理では、待ち時間の把握が難しく、人為的なミスも発生しやすくなります。
この記事では、利用者のLINEアカウントに呼出通知を送れる整理券システム「matoca」(マトカ)をご紹介します。
※matoca(マトカ)は、株式会社ブレイブテクノロジーが展開するサービスとなり、クラブネッツは代理販売として本記事でご紹介します。
目次
1. アナログな店舗予約・順番待ちの課題
飲食店やクリニック、美容院など、様々な業種で順番待ちが発生することがあります。紙の順番表や整理券配布などの従来のアナログな順番待ち管理では、多くの課題が存在し、顧客満足度の低下や機会損失につながる可能性があるため、改善が必要です。
1.1 順番待ち管理が手作業で非効率
紙の順番表や整理券配布などの順番待ち管理は受付担当者による手作業が中心となります。そのため、手書きでの記帳や呼び出しに時間がかかり、混雑時には店員が対応に追われ他の接客業務に支障が出たり、「まだ呼ばれない」「順番を抜かされた」などクレームの発生や離脱率の増加に繋がってしまう可能性があります。
1.2 営業時間外の順番待ち受付ができない
多くの場合、アナログな順番待ちでは、営業時間外に受付をすることができません。そのため、お客様は営業時間内に店舗へ足を運ぶ必要があり、利便性が低いと言えます。特に、人気の店舗では開店前から行列ができることも珍しくなく、お客様の負担が大きくなってしまいます。
また、お客様にとっては店舗での順番待ちで時間を拘束されてしまう事のデメリットや、せっかく来店したにも関わらず待ち時間が長すぎて諦めてしまったり、店舗から離れた際の呼び出しに気が付かないお客様もいるかもしれません。これは店舗側にとっても機会損失につながります。
1.3 データ分析ができない
アナログでの管理では、データの蓄積や分析が困難です。顧客の属性や待ち時間、ピーク時間帯などを把握することで、サービス改善や経営戦略に役立てることができますが、紙での管理では難しくなってしまいます。これらの課題を解決するために、デジタル化による効率化が求められています。
2. 順番待ち管理をLINE活用でデジタル化!「matoca」(マトカ)とは?
「誰でもカンタンに5秒で発券」がコンセプトのmatocaは、LINE公式アカウントを活用し、行列対策に優れた整理券システムです。顧客は自身のスマートフォンや店頭タブレットから簡単に順番待ちの受付や確認を行うことができます。
従来の紙の整理券や受付帳による管理と比較して、matocaは業務効率化、顧客満足度向上、データ分析による経営改善など、様々なメリットを提供します。
3. matoca(マトカ)を利用できるパターン
matocaでは、店頭での発券とLINE公式アカウントを利用した発券の両方に対応しています。
3.1 店頭発券(お客様に発券してもらう)
必ずお店に来てから発券してもらいたい場合に受付専用のiPadとプリンターを用意し、お客様に発券してもらうスタイルです。
3.2 店頭発券(店舗スタッフが発券する)
発券操作が苦手なお客様や、ご用件を確認したあとに発券する場合など、店舗スタッフが代わりに発券するスタイルです。
3.3 LINE発券
LINE公式アカウントのリッチメニューやwebサイト等からLINEミニアプリを立ち上げ、スマートフォン1つで発券することができます。
4. LINEを利用するメリット
LINE公式アカウントと連携した順番待ちシステムは、顧客と店舗双方にとって多くのメリットがあります。その中でも特に大きなメリットは以下の通りです。
4.1 LINEで簡単発券 友だち登録施策にも活用
お客様は自身のスマートフォンでLINEアプリを開き、店舗の公式アカウントを友だち追加するだけで簡単に順番待ちの整理券を発券できます。自身のスマホで操作できるため、他の人が触ったあとのタブレットをタッチすることに抵抗を感じる方にとっても有効な順番待ち方法です。
4.2 順番待ち管理のミスを防ぐ
従来の手書きや整理券による管理では、記入ミスや整理券の紛失、呼び出し間違いなどのヒューマンエラーが発生するリスクがありました。LINEを利用したデジタルシステムでは、これらのミスを最小限に抑え、正確な順番待ち管理を実現します。
4.3 メールアドレスの登録が不要
一部の順番待ちシステムでは、通知先がメールになっていることが多く、メールアドレスの登録が必要な場合があります。自身のメールアドレスがわからない方や、せっかく届いた呼び出し通知メールが迷惑メールに振り分けられていることもしばしば発生します。
中にはアプリをインストールしないと使えないシステムもあり、今すぐ発券したいときにWi-Fiが無かったり通信制限がかかっていたり、そもそもアプリをインストールする時のパスワードがわからない場合もあるため、登録の手間が少ないLINEが適しています。
4.4 待ち時間を無駄にしない
LINEアプリで順番待ちをする最大のメリットは、待ち時間を有効活用できることです。お客様は整理券を発券した後、店舗の外や近隣のお店で自由に時間を過ごすことができ、順番が近づくとLINE公式アカウントから通知が届くため、店舗に戻って順番を待つことができます。
5. matoca(マトカ)の主な機能
5.1 発券エリアの制限
GPS機能を利用して、発券可能なエリアを制限することができます。例えば、店舗の周辺のみで発券を許可することで、不正利用や離れた場所からの発券を防ぐことができます。発券できるエリアは施設から半径3kmに制限され、検索可能エリア内にいる場合に目的の施設が表示されます。
5.2 呼び出し
matocaの呼び出しは、LINE通知と電話呼び出し(自動音声発信)が利用できます。 スタッフは呼出ボタンを押すだけで、呼び出し後、設定した時間が経過したら自動で保留タブへ移動(もしくは削除)する「自動キャンセル」機能もあります。 さらに、順番が近づいたら自動的に呼び出す「事前呼び出し機能」も搭載しています。
お客様はLINE通知の「順番待ち状況はこちら」をタップするか整理券のQRコードを読み取るだけで現在の順番を確認することができます。
5.3 統計データ閲覧
matocaでは、様々な統計データを蓄積することができ、これらのデータはCSV形式でダウンロードすることも可能です。データ分析を行うことで、混雑状況の予測や人員配置の最適化、サービス改善に役立てることができます。以下のデータが取得可能です。・利用組数
・ 離脱率
・入店人数
・時間帯別待ち組数
・入店までの待ち時間
・キャンセルまでの時間
・待ち時間ごとの組数
6. 事例
6.1 飲食店
■ 導入前の課題
①待ち状況がわからないという不安感からのお客様満足度の低下
②待合スペースの混雑による失客
③お客様不在による従業員の空き時間の発生
■お客様に対する効果
①来店前に各店舗の混雑状況を見ることができ、来店時間や店舗選択を考える参考になる
②来店せずともLINEで順番取りができ、店舗で待つことなく、時間を有効活用できる
③来店後の順番待ちも、呼び出し通知がLINEに届くので、好きな場所で待つことができ、待ち時間を有効活用できる
■店舗運営やスタッフに対する効果
①お客様は来店せずとも待ち組数がわかるため、待ち状況の問い合わせ対応業務が削減された
②待合スペースの混雑が緩和し、混雑しているからと来店を避けるお客様が減った
③担当店舗や近隣店舗の待ち状況がリアルタイムで確認できるため、マネージャーの店舗運営の業務が効率化された
④時間帯別の待ち時間や離脱数など各種データを取得できるため、よりお客様満足度向上に向けた施策を講じることができた
引用:PR TIMES(株式会社ブレイブテクノロジー社のプレスリリースより)
7. まとめ
この記事では、LINEを使った順番待ちシステム「matoca」をご紹介しました。従来のアナログな順番待ち管理は、手作業による非効率性や人為的なミス、データ分析の難しさといった課題がありました。matocaはこれらの課題を解決し、スムーズに順番待ちができるシステムです。
下記のような店舗はぜひ「matoca」をご活用ください!
・待合スペースの混雑を減らしたい
・自社のLINEアカウントの友だちを増やしたい
・LINEを使って情報を発信を行い、収益を拡大したい
・店外から手軽に発券してもらいたい
・店舗運営やイメージに合わせてカスタマイズをしたい
株式会社クラブネッツでは、数々の企業様へ販促支援を行ってきた知識と実績があります。
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