顧客管理アプリとは？導入のメリットや使い方を解説します！

近年、ビジネスを円滑に進めるために必須とも言えるのが顧客管理です。
アプリでの顧客管理も主流となってきており、さまざまなアプリが使用されています。
その中で自社にはどのアプリが適しているのか、どのような機能が必要になるのか悩まれておる担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、顧客管理アプリとはどのようなものなのか、概要から導入のメリット、選ぶ際のポイントまでご紹介します。

顧客管理アプリとは何か

顧客管理アプリとはその名の通り、顧客管理を行うことができるアプリです。
具体的には顧客情報を集約し、一括して管理することができます。PCだけでなくスマートフォンなどの機器でも管理できるため、場所を問わないのが特徴です。
顧客情報には名前や社名、住所などの基本情報に加え、家族構成やニーズ、営業履歴や担当者のコメントも含まれ、それぞれの情報を管理しています。そのため既存顧客や見込み顧客それぞれに適したアプローチをすることができるようになります。

顧客管理アプリでできること

上記でも簡単に顧客管理アプリでできることを説明しましたが、顧客管理アプリでできることの中で最大の魅力は、媒体や場所を問わずに顧客管理ができることです。
紙や専用の社内パソコンでしか記録ができない場合は、営業後などの情報取得後に管理している場所まで行った上で記録を更新しなければなりませんでしたし、重要な個人情報も含まれるため持ち出しなども簡単にできませんでした。
しかし顧客管理アプリではネットワークに接続できるノートパソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末であれば、営業後すぐに外出先でも記録の確認や更新ができます。営業でのやりとりなどをすぐに更新できるため、情報は常に最新のものを管理でき、他の担当者が見てもすぐに確認できるため、営業の効率が格段に上がります。

顧客管理アプリを導入するメリット

以下で顧客管理のメリットをより細かく解説します。

情報の蓄積がしやすい

顧客管理アプリは紙やExcelなどの媒体に比べて、簡単に顧客情報を蓄積できるようになります。紙などの媒体だと取引先が増えれば増えるほど、労力がかかり、人為的なミスも増えます。アプリを用いると効率的かつ正確に管理できるようになり、保管の場所も取りません。

顧客情報の共有がしやすい

今までの顧客管理では、担当者の記憶に頼ることが多く、他の担当者が急遽対応しなければいけなくなった場合など、対応しきれない場面もありました。
しかしアプリでは場所を問わず、誰でもすぐにデータを参照できるようになるため、担当者が不在の場合も対応できたり、引き継ぎ業務が簡単になります。

経営の課題を可視化できる

顧客管理アプリでは、記録したデータを分析することができます。
そのためデータがないとわからなかった現状の経営課題や問題点を可視化することができます。問題点がはっきりわかる分、今後の経営指針などを策定する際にも役立ちます。

顧客に適したアプローチができる

顧客管理データの中のやり取りの履歴やニーズを蓄積・参照すれば、取引先ごとに適したアプローチをすることができるようになります。
一斉に同じ内容でアプローチするのではなく、その相手ごとにどのようにアプローチすればいいのかを考えるデータが揃うため、効率よく営業活動ができるようになるでしょう。

顧客管理アプリを選ぶ際のポイント

次に数ある顧客管理アプリの中からどのように選べばいいのか、選ぶ際に気をつけるべきポイントを解説します。

操作のしやすさ

１点目は操作性の良さです。
実際に運用する中では操作をする回数が非常に多いため、操作に慣れていないとアプリの良さを活かしきれず、無駄な労力がかかってしまいます。また操作が複雑なアプリですと、慣れるまでに時間がかかることに加え、マニュアルの作成も難しくなります。
特に多くの人が使う場合は、操作が比較的簡単で誰でも操作ができるようなアプリを選びましょう。

セキュリティ体制が整っているか

２点目はセキュリティ体制がしっかりしているかです。
セキュリティ体制が万全でないアプリの場合はそもそも自社の基準を満たせず、導入できない可能性も生じます。
また顧客情報は厳密な管理を要する機密情報であり、万が一情報漏洩が発生した場合には、今後の企業活動に大きな影響を及ぼしかねません。

既存ツールと連携できるか

最後に３点目は、既存ツールとの連携が取れるかどうかです。
特に、すでに顧客管理システムやその他システムを導入している場合は、そのツールと連携できるかどうかで業務効率に大きく影響してきます。
自社のシステムと連携できるかどうか、今後導入を予定しているツールと連携できるかどうかという観点が重要です。

無料版と有料版の違い

さて、ここまで顧客管理アプリに関して説明してきましたが、顧客管理には無料のものと有料のものがあります。その違いはどういったものなのか説明します。
有料版アプリと無料版アプリの大きな違いは以下の３つです。

・サポートの充実度
・他システムとの連携
・運用のしやすさ

基本的に、無料版の顧客管理アプリでは上記３つの点で、有料版より内容が劣っていたり、制限があることが多いです。
無料版でもサポートなどがついている場合もありますが、有料版のサポートの方が手厚いことが多いです。
導入後に後悔がないようにしっかりと見極めましょう。

顧客管理アプリの導入のためにやるべきこと

続いて、具体的に導入にあたってどのような手順で進めていくのか解説します。

目的と必要な機能を確認する

導入前に必ず行うべきなのが、利用目的と必要な機能の確認です。
目的をはっきりさせた上で、どのような機能があれば目的を達成できるのかなどを細かく明確に決めておくことで、導入後に効果を実感できるようになるでしょう。

利用者の人数を把握する

顧客管理アプリは利用人数によって料金が変わるアプリが多くあります。
そのため事前にどの程度の人数が実際に利用するのかを確認しておきましょう。

顧客管理アプリを選定する

ここで実際にアプリの選定に入ります。
事前に決めていた上記の内容を再度確認しながら、さまざまなアプリを見て比較した上で選定しましょう。

運用テストを踏まえて導入するか検討する

選定するアプリが決定した後は、すぐに実践で導入するのではなく、少人数での運用テストを行いましょう。実際の業務でどのように活用していくのか、一通りの流れを確認します。その上で、操作性の問題や互換性の問題が出たら、サポートなどを活用し、事前に解決しておきましょう。
問題が解決し、アプリを完全に決定した場合はこの段階でマニュアルやQ＆Aのリストなどを作成しておくといいでしょう。

本格的に運用する

ここまできたら実際の業務で運用します。
本格的に導入したら、まずは利用者にマニュアルを理解させ、操作に慣れましょう。

導入後のサポートをする

導入した後も、特に最初のうちはサポートが必要になる場面が出てくるでしょう。
マニュアルを十分に理解できない人もいることを想定して、担当者を決めたりするなどして安定的に定着するように、サポートをしっかり行いましょう。

まとめ

いかがでしたか？
本記事では、顧客管理アプリに関して概要やメリット、選び方などを解説しました。
顧客管理アプリは、顧客の情報やニーズの分析を可能にし、戦略立案などに有効的に活用できます。
導入後に効果を得られるよう、今回紹介した選び方などを参考にしながら、顧客管理アプリの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

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